دریافت نسخه PDF

آغاز کار با سرا برای آموزشگاه های زبان

 

1 ورود به سرا

2 تعریف دوره مالی

3 تنظیمات

4 اطلاعات پایه

4.1 شعبه
4.2 ساختار آموزشی
4.3 سطح ها
4.4 دوره ها
4.5 زمان برگزاری
4.6 فضای برگزاری
4.7 مدرک ثبت نام
4.8 حساب بانکی
4.9 صندوق
4.10 تخفیف
4.11 نحوه آشنایی
4.12 نیمسال
4.13 فرم های چاپی
4.14 تنظیمات کد زبان آموز
4.15 استاد
4.16 پیش نیازی
4.17 نمرات سطح
4.18 تقویم
4.19 قیمت سطح خصوصی
5 مدیریت دسترسی

5.1 مدیریت نقش ها
5.2 مدیرت پرسنل
6 پشتیبان گیری

7 ثبت نام

7.1 گام اول: ثبت مشخصات
7.2 گام دوم: ثبت نام در سطح
7.3 گام سوم: ثبت مالی

 

1 ورود به سرا

دسترسی به نرم افزار بستگی به نحوه نصب (Online یا Local) آن دارد.

در صورتی که نرم افزار روی بستر اینترنت(Online) نصب شده باشد، برای دسترسی به آن کافی است آدرس اینترنتی آنرا در یک مرورگر اینترنت (Internet Explorer، Fire Fox، Google Chrome و …) وارد نمایید.

برای دسترسی به نرم افزار بصورت داخلی(Local) از روی سیستمی که نرم افزار بر روی آن نصب شده است، می توانید روی آیکن نرم افزار سرا کلیک یا آدرس http://localhost/saraa را در یک مرورگر اینترنت وارد نمایید. برای دسترسی به نرم افزار از روی شبکه باید به جای localhost آدرس IP سیستمی که نرم افزار روی آن نصب شده است استفاده نمایید برای مثال http://192.168.0.2/saraa .

پس از نصب نرم افزار، بصورت پیش فرض نام کاربری و رمز عبور مدیر همانطور که در صفحه اصلی نرم افزار نیز اعلام شده است، به ترتیب دارای مقادیر admin و saraa می باشد.

پس از کلیک روی گزینه ورود، منوی مدیر نرم افزار سرا مشاهده می گردد.

2 تعریف دوره مالی

در نرم افزار سرا یک سیستم حسابداری با کدینگ مناسب جهت موسسات آموزشی وجود دارد که بصورت خودکار اسناد حسابداری را ثبت می نماید. برای مثال زمانی که یک ثبت نام انجام می شود، یک زبان آموز در سطح Elementary ثبت نام می شود، بصورت خودکار یک سند حسابداری ثبت می گردد که در آن زبان آموز مورد نظر بدهکار و سطح Elementary بستانکار می گردد. زمانی که زبان آموز پرداخت انجام می دهد، یک سند حسابداری ( که در آن زبان آموز بستانکار و صندوق بدهکار ) ثبت می گردد. سند های مربوط به ثبت نام، در یک دوره مالی ثبت می گردند. برای انجام عملیات ثبت نام باید یک دوره مالی که وضعیت آن در حالت فعال است در نرم افزار تعریف شده باشد. در صورتی که دوره مالی در نرم افزار ایجاد نشده باشد، امکان ثبت نام وجود نخواهد داشت. قبل از شروع ثبت نام باید از قسمت مالی روی گزینه سال مالی کلیک نماییم.

در این قسمت لیست دوره های مالی مشاهده می گردد. برای ایجاد یک دوره مالی باید روی گزینه جدید کلیک نماییم.

پس از پایان دوره مالی نیز باید به این بخش رجوع کرده و خاتمه دوره مالی ثبت نماییم. برای اینکار روی گزینه ویرایش کلیک نموده و خاتمه دوره را ثبت می نماییم.

نکته: نرم افزار فقط باید دارای یک دوره مالی فعال باشد تا هنگام ثبت سند، به صورت خودکار همان دوره انتخاب شده و سند حسابداری در آن ثبت گردد.

3 تنظیمات

قبل از شروع کار با نرم افزار، باید تنظیمات آنرا مطابق با قوانین موسسه انجام دهیم.

برای مثال می توان امکان ورود کد زبان آموزی به صورت دستی را فعال یا غیر فعال نمود. در صورتی که امکان ثبت کد زبان آموز زمان ثبت نام را غیر فعال نمایید، امکان ورود کد بصورت دستی وجود نخواهد داشت. در این حالت سیستم با توجه به فرمولی که در قسمت تنظیمات کدزبان آموز مشخص نموده ایم اقدام به تولید کد بصورت خودکار خواهد نمود.

تنظیمات پیشنهادی برای نرم افزار در موسسات زبان به صورت زیر می باشد:

مقدار	وضعیت
تولید خودکار کد رسید پرداخت:	فعال
فعال بودن واحد های درسی	غیر فعال
غیر فعال کردن ثبت نام در آزمون دوره ای	فعال
تعریف شهریه ثابت برای دوره	غیر فعال
امکان ثبت کد دانشجو زمان ثبت نام	غیر فعال
امکان تغییر قیمت هنگام ثبت نام	غیر فعال
امکان تایید ثبت نام بدون انتخاب درس	غیر فعال
امکان تایید مالی تسویه نشده	غیر فعال
فعال سازی امکان تغییر مبلغ تخفیف	غیر فعال
امکان ثبت پرداخت نقدی که در آینده انجام می شود	غیر فعال
نمایش انتخاب های هنگام پیش ثبت نام در قسمت ثبت نام	غیر فعال
نمایش معدل در قسمت ثبت نام	غیر فعال

همچنین می توان برخی از عناوین نرم افزار را مطابق با ادبیات موسسه تغییر داد. برای مثال عنوان افرادی که در این موسسه آموزش می بینند را به زبان آموز تغییر داد.

لیست عناوین پیشنهادی در نرم افزار برای موسسات زبان بصورت زیر می باشد:

عناوین	عناوین پیشنهادی
آموزشگاه	آموزشگاه زبان
زمان مدرسه	اوقات فراغت
درس	سطح
(ریال)	(ریال)
اگر دانشگاه اصلاح شود، مملکت اصلاح می شود. امام خمینی(ره)	اگر دانشگاه اصلاح شود، مملکت اصلاح می شود امام خمینی (ره)
رشته	ساختار آموزشی
فارغ التحصیل	فارغ التحصیل
5	5
5	5
دوره	دوره
دوره	دوره
داوطلب	داوطلب
زنگ	زمان برگزاری
کد دانش آموزی	کد زبان آموزی
دانش آموز	زبان آموز
کد ره گیری	کد ره گیری
استاد	استاد
برگه امتحان	برگه امتحان
دقیقه	دقیقه
جنسیت	جنسیت
زن	زن
مرد	مرد
خوش آمدید	خوش آمدید
اتاق	فضای برگزاری
نام مدرسه	سطح تحصیلات
کلاس	کلاس
100	100
90	90
70	70
0	0
نام مادر	–
شغل مادر	–
تلفن محل کار مادر	–
تحصیلات مادر	–
فیش ثبت نام	فیش ثبت نام
ساعت	ساعت یا جلسه

4 اطلاعات پایه

4.1 شعبه

در این قسمت شعب موسسه تعریف می شوند، در صورتی که موسسه شما دارای بیش از یک شعبه باشد می توانید هر یک از شعب را در این قسمت تعریف نمایید. با این کار اطلاعات شعب از یکدیگر بصورت کامل قابل تفکیک خواهند بود. برای مثال هنگام تعریف یک فضای برگزاری باید شعبه مربوط به آنرا مشخص نمایید.

در این سند فرض می کنیم که موسسه ما دارای دو شعبه با نام های شعبه شرق و شعبه غرب می باشد.

بصورت پیش فرض در نرم افزار سرا، فقط یک شعبه ( شعبه مرکزی ) تعریف شده است. ابتدا نام شعبه مرکزی را به شعبه شرق تغییر می دهیم، برای تغییر نام شعبه روی گزینه کلیک می نماییم. سپس یک شعبه دیگر با نام شعبه غرب اضافه می کنیم. برای تعریف یک شعبه روی گزینه کلیک می نماییم و به صفحه تعریف شعبه هدایت می شویم. در این صفحه نام شعبه جدید (شعبه غرب) و کد آن را وارد می نماییم، سپس روی گزینه ثبت یا ثبت و بازگشت کلیک می نماییم.

4.2 ساختار آموزشی

در این قسمت می توان ساختار آموزشی موسسه را تعریف نمود. برای مثال فرض می کنیم در شعبه شرق، زبان های انگلیسی و فرانسه ، در شعبه غرب فقط زبان انگلیسی برگزار می شود.

برای مثال ذکر شده ساختار آموزشی به شکل زیر خواهد بود :

برای تعریف هر یک از گره های این ساختار، باید روی گزینه کلیک نماییم. ابتدا شعبه مربوط به گره جدید، گره والد گره جدید، نام گره جدید و کد آنرا مشخص می کنیم سپس روی گزینه ثبت یا ثبت و بازگشت کلیک می نماییم.

در صورتی که گره والد برای گره جدید مشخص شده باشد، با کلیک روی ، سیستم یک کد پشنهادی ارائه می دهد.

در ساختار آموزشی می توان ترتیب نمایش را به شکل دلخواه تغییر داد، برای این کار پس از انتخاب هر یک از گره های ساختار، روی گزینه های  کلیک می نماییم.

توجه داشته باشید، حذف گره هایی که دارای اطلاعات وابسته می باشند، امکان پذیر نمی باشد. این گره ها را می توان غیر فعال نمود. روش غیر فعال ساختن یک گره در قسمت بعدی آموزش داده شده است.

برای غیر فعال کردن هر یک از گره های ساختار، ابتدا روی نام آن کلیک نموده، سپس در قسمت ویرایش، وضعیت آنرا به حالت غیر فعال تغییر می دهیم.

4.3 سطح ها

در این قسمت سطح هایی را که بر اساس آنها کلاس برگزار می شود تعریف می نماییم. هر سطح دارای یک ساختار آموزشی، عنوان، طول، کد و مبلغ شهریه می باشد. زبان آموزان در این سطح ها ثبت نام می کنند، همچنین هنگام تعریف یک کلاس سطح آنرا مشخص می نماییم. برای این سطح ها کلاس تشکیل می شود.

برای تعریف یک سطح جدید ابتدا روی گزینه کلیک می نماییم، سپس اطلاعات مورد نیاز برای یک سطح را مطابق شکل فوق تعیین می نماییم . در نهایت روی گزینه ثبت یا ثبت و بازگشت کلیک می نماییم.

برای ویرایش هر یک از سطح ها روی گزینه کلیک می نماییم.

4.4 دوره ها

4.5 زمان برگزاری

در این قسمت زمان های معمولی که بر اساس آنها در موسسه کلاس تشکیل می شود، تعریف می گردند. هنگام تعریف کلاس از این زمان ها جهت مشخص نمودن نحوه برگزاری استفاده می شود. هر شعبه ممکن است زمان های خاص خود را جهت برگزاری کلاس داشته باشند.

نکته: زمان برگزاری کلاس، حاصل ترکیب این زمان ها با روز های هفته می باشد.

برای مثال در موسسه ما، معمولا کلاس ها در زمان های زیر برگزار می گردند:

· 8 تا 10 صبح

· 10 تا 12 صبح

· 4 تا 6 عصر

· 6 تا 8 عصر

برای تعریف زمان های برگزاری بصورت زیر عمل می نماییم:

ابتدا روی گزینه کلیک نموده، سپس نامی را جهت نمایش وارد می نماییم در این قسمت می توانیم عنوان هر یک از زمان ها را مشخص نماییم. برای مثال ممکن است کلاس هایی که 8 تا 10 صبح برگزار می شوند را گروه اول بنامیم. ورود گزینه نام جهت نمایش، اختیاری می باشد. سپس قسمت های زمان شروع و زمان پایان را مشخص می نماییم. تکمیل قسمت زمان شروع و پایان اجباری می باشد بررسی تداخل کلاس ها بر اساس این مقادیر انجام می شود. این مقادیر باید با دقت تکمیل گردند.

نکته: ورود زمان شروع و پایان باید بر اساس زمان 24 ساعت صورت گیرد، یعنی ساعت 2 عصر را بصورت 14 وارد می نماییم.

در قسمت زمان جهت نمایش نیز مقادیر توسط سرا پیشنهاد می شوند اما قابل تغییر می باشند و می توانیم آنرا به دلخواه خود تغییر دهیم.

زمان های برگزاری جهت مشخص نمودن زمان های حضور زبان آموزان نیز مورد استفاده قرار می گیرند برای مثال، اگر یک زبان آموز فقط در روز های دوشنبه و چهار شنبه ساعت 10 تا 12 صبح می تواند جهت شرکت در کلاس حضور پیدا کند، هنگام ثبت مشخصات زبان آموز می توانیم زمان های حضور او را نیز مشخص نماییم.

4.6 فضای برگزاری

در این قسمت فضاهای برگزاری کلاس مشخص می گردند. فضا های برگزاری، هنگام تعریف کلاس مورد استفاده قرار می گیرند. فضا های برگزاری یکی از پارامتر های تشخیص تداخل زمانی کلاس ها می باشد. هنگام تعریف فضای برگزاری، ظرفیت فضا نیز مشخص می گردد.

برای تعریف فضا های برگزاری روی گزینه کلیک کرده سپس عنوان و ظرفیت مربوط به آنرا مشخص نموده و در صورتی که فضاهای ما دارای کد باشند، کد آنرا مشخص می نماییم. در قسمت توضیحات، می توانیم شرایط و تجهیزات آموزشی فضا را مشخص نماییم.

4.7 مدرک ثبت نام

در هر موسسه ای هنگام ثبت نام مدارکی از زبان آموز دریافت می گردد، این مدارک ممکن است شامل عکس زبان آموز، کپی کارت ملی یا شناسنامه و … باشد. در این قسمت مدارک مورد نظر جهت ثبت نام افراد را مشخص می کنیم. هنگام ثبت نام برای هر زبان آموز می توان مشخص نمود که از مدارک مورد نیاز موسسه، چه مواردی را تحویل داده و چه مواردی تحویل داده نشده است. همچنین میتوان لیست کسانی را که نقصی در مدرکشان وجود دارد مشاهده نمود و امکان ارسال پیام کوتاه جهت یاد آوری به آنها در نرم افزار وجود دارد.

4.8 حساب بانکی

در قسمت حساب بانکی، حساب های دریافت شهریه موسسه تعریف می گردند، برای مثال ممکن است حسابی وجود داشته باشد که به دستگاه کارتخوان مرتبط بوده و توسط آن اقدام به اخذ شهریه می نماییم، همچنین در این قسمت حساب هایی جهت واریز شهریه از طریق شعب بانک مورد استفاده قرار می گیرد، تعریف می گردد.

4.9 صندوق

در صورتی که امکان دریافت شهریه بصورت نقدی در موسسه وجود دارد باید برای آن اقدام به تعریف صندوق نماییم. برای مثال در موسسه ما، دو مسئول دریافت شهریه وجود دارد که هر یک بصورت مجزا اقدام به دریافت شهریه می نمایند، در این صورت باید دو صندوق تعریف گردد. در قسمت عنوان نیز مشخص شود که مسئول دریافت شهریه چه کارمندی می باشد.

4.10 تخفیف

در این قسمت انوع تخفیفات هنگام ثبت نام تعریف می گردد. برای مثال خانواده شهدا می توانند از 10 درصد تخفیف برخوردار شوند.

در قسمت تعریف تخفیف، این امکان وجود دارد که برای هر نوع تخفیف، محدودیت زمانی مشخص نمایید، برای مثال می توان به جهت سال نو، تخفیفی مشخص نمود که از ابتدای اسفند ماه تا پایان سال قابل استفاده باشد.

جهت مدیریت بهتر در ارائه تخفیف می توان محدودیت دسترسی تعریف نمود، برای مثال نوعی تخفیف با عنوان تخفیف مدیریتی تعریف شود و دسترسی به آن فقط در اختیار نوع خاصی از کاربران سرا قرار گیرد.(نحوه تعریف کاربران و ارائه دسترسی به آنها در بخش های بعدی شرح داده می شود.)

4.11 نحوه آشنایی

در این قسمت انواع راه های آشنایی زبان آموزان با موسسه را تعریف می کنیم. برای مثال راه های آشنایی می تواند بصورت زیر باشد:

· اینترنت

· پیام کوتاه

· تراکت

· دوستان و آشنایان

هنگام ثبت نام زبان آموزان می توان یکی از موارد فوق را برای هر زبان آموز انتخاب نمود. سرا می تواند بصورت نمودار، آمار نحوه آشنایی با موسسه را نمایش دهد، این نمودار جهت بهبود روش های تبلیغ مفید می باشد.

4.12 نیمسال

در این قسمت می توانید دوره هایی را مشخص نمایید که در آنها کلاس برگزار می شود. برای مثال در موسسه ما، کلاس ها در ترم های بهار، تابستان، پاییز و زمستان برگزار می گردند.

4.13 فرم های چاپی

در سرا، امکان طراحی فرم های چاپی وجود دارد. به طوری که قالب فرم طراحی شده و مقادیری که متغیر می باشند، با قرار دادن کلید واژه ها در فرم چاپی ظاهر می گردند.

4.13.1 قالب پیش فرض

به صورت پیش فرض فرم چاپی دارای یک طرح ساده می باشد. فرم ها با استفاده از ویرایشگر متن، قابل ویرایش می باشند.

4.13.2 امکان استفاده از قالب های آماده

برای برخی از فرم های چاپی، قالب های آماده وجود دارد که با کلیک روی گزینه ای که در شکل مشخص گردیده است، قابل استفاده خواهند بود.

تصویر شماره 2

4.13.3 کلید واژه ها

در هر یک از فرم های چاپی، کلید واژه هایی قابل استفاده می باشند که لیست آنها به شرح زیر است:

4.13.4 قرارداد و فیش ثبت نام

کد دانشجو: StudentCode

نام و نام خانوادگی: StudentFullName

نام لاتین: EnglishName

کد ملی: NationalCode

نام پدر: FatherName

تاریخ تولد: BirthDate

شماره شناسنامه: SocialNumber

محل صدور: PubnishIn

تحصیلات: Education

تلفن منزل: Phone

تلفن محل کار: WorkPhone

تلفن همراه: Mobile

ایمیل: StudentEmail

شغل: Job

آدرس: Address

تصویر دانشجو: StudentPicture

تاریخ چاپ: Date

نام کاربر چاپ کننده: CurrentUser

لیست درس ها و دوره های ثبت نام شده به همراه قیمت و مجموع: CourseList

لیست درس ها و دوره های ثبت نام شده به همراه قیمت و بدون مجموع: CoureListWithoutTotal

نام درس ها و دوره های ثبت نام شده: CourseNames

پرداخت های نقدی: CashList

فیش های بانکی: DepositList

چک های اقساط: ChequeList

اقساط: QuantityList

چک های ضمانت: PledgeList

سفته ها: PromissoryList

تاریخ ثبت نام: RegistrationContractDate

مجموع کل شهریه: Price

تخفیف: Discount

شرح تخفیف: DiscountDescription

مبلغ قابل پرداخت: ToPay

مجموع مبلغ پرداخت شده: Payed

مانده شهریه: NotPayed

مبلغ قابل پرداخت حروفی: PersianToPay

سریال قرارداد: Serial1

کد قرارداد: Serial2

شماره قرارداد: Serial2

4.13.5 لیست حضور غیاب کلاس خصوصی

لوگوی موسسه: Logo

نام دانشجو: StudentName

نام استاد: TeacherName

ساختار آموزشی: Field

نام درس: Course

زمان برگزاری: Duration

تاریخ ثبت نام: RegistrationDate

4.13.6 لیست حضور غیاب کلاس گروهی

لوگوی موسسه: AcademyLogo

نام کلاس: ClassName

کد کلاس: ClassCode

نام درس: CourseName

ترم: TermName

محل برگزاری: RoomName

نام مدرس: TeacherName

تاریخ شروع: StartDate

تاریخ پایان: EndDate

ساختار آموزشی: Field

زمان برگزاری: ClassTimes

لیست دانشجویان: StudentList

4.14 تنظیمات کد زبان آموز

برای تولید خودکار کد زبان آموز، می توانیم فرمولی تعیین کنیم تا بر اساس آن هنگام ثبت نام، به هر زبان آموز یک کد اختصاص داده شود.

با کلیک روی گزینه پیش فرض، حالت پیش فرض کد زبان آموز بارگزاری می گردد. حالت پیش فرض کد زبان آموز بصورت زیر می باشد:

شمارنده+ کد شعبه+ کد ساختار آموزشی + سال دو رقمی

مثال :91010101001

همچنین امکان جابجایی هر یک از مولفه های کد زبان آموز با کلیک روی گزینه های > یا < وجود دارد. برای افزودن یک مولفه به کد زبان آموز نیز ابتدا مولفه مورد نظر را انتخاب و سپس روی گزینه افزودن کلیک نمایید. برای حذف یک مولفه نیز می توانیم از طریق کلیک روی گزینه Description: http://localhost:5555/Images/Delete.png اقدام نمایید.

برای جلوگیری از تولید کد تکراری زبان آموز حتما باید یکی از مولفه های شمارنده یا کد ملی را انتخاب نماییم.

تنظیمات کد زبان آموز را برای هر یک از شعب بصورت مجزا انجام می دهیم.

در صورتی که در قسمت تنظیمات سرا کد زبان آموز را بصورت خودکار تعیین کرده باشیم، در قسمت ثبت مشخصات زبان آموز، گزینه کد زبان آموز نمایش داده نمی شود.

4.15 استاد

در سرا می توان اساتید را رتبه بندی نمود به طوری که هنگام انتخاب استاد برای یک کلاس با توجه به محدودیتی که از نظر رتبه استاد و رشته تخصصی استاد در نظر گرفته شده است، اساتید برای کلاس مورد نظر پیشنهاد می شوند. البته برای استفاده از این امکان باید برای سطح ها نیز محدودیت رتبه تعریف نمود.

برای نمونه فرض می کنیم که رتبه استاد ها بصورت مقدماتی، پایه، پیشرفته و تخصصی باشد. ابتدا این رتبه ها را در بخش رتبه در اطلاعات پایه سرا تعریف می کنیم.

هر یک از رتبه ها دارای عنوان، ارزش و حق التدریس می باشند. توجه داشته باشید که ارزش، یک مقدار عددی می باشد و توسط کاربر وارد می گردد. این عدد مشخص کننده ترتیب رتبه ها می باشد.

پس از تعریف رتبه ها برای هر سطح محدودیت رتبه مشخص می کنیم. برای مثال برای سطح Interchange 2 به این صورت تعریف می کنیم که اساتید با رتبه پایه و پیشرفته امکان ارائه این سطح را داشته باشند. برای انجام این کار به رتبه سطح ها در قسمت اطلاعات پایه مراجعه می کنیم. ابتدا سطح مورد نظر را انتخاب می نماییم(Interchange 2) سپس حداقل و حداکثر رتبه(پایه، پیشرفته) را برای آن مشخص می نماییم.

پس از مشخص نمودن رتبه برای سطح ها می توانیم برای هر یک از اساتید در هر یک از گره های ساختار آموزشی یک رتبه تعیین کنیم.

اساتید ابتدا در قسمت پرسنل تعریف می گردند، پس از تعریف پرسنل سپس در قسمت استاد از بخش اطلاعات پایه، برای آنها رتبه مشخص می گردد.
ابتدا در بخش پرسنل اطلاعات اولیه استاد را تعریف می نماییم.

پیشنهاد می شود ابتدا یک نقش تعریف گردد، سپس اقدام به تعریف پرسنل شود. برای تعریف نقش به قسمت نقش ها از بخش مدیریت پرسنل مراجعه می کنیم.

نحوه تعریف دسترسی های نقش در بخش مربوط به مدیریت دسترسی توضیح داده می شود.

در قسمت پرسنل از بخش مدیریت پرسنل، روی گزینه جدید کلیک می نماییم و نام و نام خانوادگی استاد را وارد می نماییم.

پس از ثبت نام و نام خانوادگی به بخش تعیین نام کاربری و رمز عبور هدایت می شویم. این بخش اختیاری می باشد و با کلیک روی گزینه بازگشت به لیست پرسنل هدایت می شویم. در این قسمت با کلیک روی گزینه در کنار نام پرسنل اقدام به تعریف نقش برای پرسنل می نماییم. در اینجا عملیات تعریف پرسنل به پایان می رسد و برای تعریف آن به عنوان استاد، به قسمت استاد از بخش اطلاعات پایه مراجعه می کنیم.

در این قسمت ابتدا پرسنل مورد نظر، سپس شعبه و ساختار آموزشی را مشخص می نماییم، در پایان یکی از رتبه های استاد را مشخص می نماییم.

توجه داشته باشید که در اینجا یکی از رتبه های استاد را مشخص می نماییم. پس از تعریف اولیه، در پرونده استاد می توانیم سایر رتبه ها را نیز تعریف نماییم. برای مثال یک استاد ممکن است در چندین رشته مختلف دارای رتبه باشد. این رتبه ها در پرونده استاد قابل تعریف می باشند.

در صورتی که قصد رتبه بندی اساتید و ایجاد محدودیت در انتخاب استاد برای یک کلاس را ندارید بخش های مربوط به تعریف رتبه و رتبه سطح و رتبه استاد برای شما ضرورتی ندارد. و تنها تعریف استاد به عنوان پرسنل و ارائه نقش به پرسنل کفایت می کند.

4.16 پیش نیازی

جهت مدیریت بهتر هنگام ثبت نام، کلاس بندی و … می توان برای هر سطح یک یا چند پیش نیاز مشخص نمود. همچنین در قسمت ننظیمات نرم افزار می توانید قسمت هایی را که پیش نیازی بررسی می گردد، مشخص نمایید . در صورتی که کاربر، زبان آموزی را در سطحی که دارای پیش نیاز می باشد ثبت نام نماید و زبان آموز مورد نظر دارای نمره قبولی از پیش نیاز مربوطه نباشد، سرا اجازه نمی دهد که زبان آموز در سطح مورد نظر ثبت نام نماید.

4.17 نمرات سطح

ممکن است که سطوح مختلف دارای نمرات مختلف باشند، برای مثالInterchange دارای نمرات Reading، Writing، Listeing، Speaking و Final باشد و سطح دیگری دارای نمرات کلاسی، میانترم، پایان ترم و نهایی و … باشد.

در این قسمت اقدام به تعریف نمرات مربوط به سطح ها می نماییم. برای انجام این کار به قسمت نمرات سطح از اطلاعات پایه، مراجعه می نماییم. ابتدا سطح مورد نظر را انتخاب می نماییم سپس در قسمت نمرات، هر یک از نمرات را وارد می نماییم.

توجه داشته باشید که هر سطح باید یک نمره از نوع نهایی داشته باشد و بررسی گذراندن یک سطح و رد شدن در آن توسط یک زبان آموز با مقایسه نمره اختصاص داده شده برای زبان آموز در نمره نهایی و حداقل نمره پایانی قبولی در سطح مورد نظر انجام می پذیرد.

در قسمت ظاهر چاپ، می توانیم الگویی جهت چاپ کارنامه یا مدرک برای سطح مورد نظر طراحی نماییم. در این الگو در هر قسمتی که کلمه کلیدی مربوط به نمره قرار داده شده باشد، به جای آن مقدار نمره قرار می گیرید. همچنین کلمات کلیدی زیر در این الگو قابل استفاده می باشند.

1. نام و نام خانوادگی: StudentFullName

2. نام: StudentFirstName

3. نام خانوادگی: StudentSurname

4. نام و نام خانوادگی لاتین: EnglishName

5. جنسیت: Sex

6. تصویر: StudentPicture

7. کد ملی: NationalCode

8. نام پدر: FatherName

9. محل صدور: PubnishIn

10. شماره شناسنامه: SocialNumber

11. تاریخ تولد: BirthDate

12. کد زبان آموز: StudentCode

13. تاریخ چاپ: ShortDate

14. تاریخ چاپ کامل: Date

15. زمان چاپ: Time

16. سطح تحصیلات: Education

17. تلفن محل کار: WorkPhone

18. تلفن: Phone

19. همراه: Mobile

20. ایمیل: StudentEmail

21. شغل: Job

22. کد پستی: PostalCode

23. آدرس: Address

کلمات کلیدی به حروف کوچک و بزرگ حساس می باشند.

4.18 تقویم

در این قسمت تعطیلات موسسه تعریف می گردد. منظور از تعطیلات، روز هایی می باشدکه در آن روز ها کلاس برگزار نمی گردد. تعریف این تعطیلات کمک می کند که هنگام تعریف کلاس، تاریخ شروع آن، روز تعطیل انتخاب نشود، همچنین در صورتی که برخی از جلسات یک کلاس مصادف با روز تعطیل شوند، جهت جبران آن تاریخ پایان کلاس به تعویق انداخته می شود.

4.19 قیمت سطح خصوصی

جهت برگزاری کلاس خصوصی باید برای هر یک از سطح ها، قیمت خصوصی تعیین نماییم. تعیین قیمت خصوصی در قسمت قیمت خصوصی سطح از اطلاعات پایه انجام می شود. برای انجام این کار ابتدا سطح مورد نظر را انتخاب می نماییم، سپس تعداد نفرات را برای قیمت مشخص می نماییم.

منظور از تعداد ثبت نامی، تعداد افرادی می باشند که در کلاس خصوصی حضور خواهند داشت. برای مثال ممکن است قیمت ثبت نام خصوصی برای کلاس خصوصی که تعداد افراد حاضر در آن 1 نفر می باشند، ساعتی 100.000 به ازای هر نفر باشد در حالی که قیمت ثبت نام خصوصی برای کلاس خصوصی که تعداد افراد حاضر در آن 2 نفر می باشد، ساعتی 70.000 به ازای هر نفر باشد.

5 مدیریت دسترسی

5.1 مدیریت نقش ها

برای تعریف یک پرسنل(کاربر) ابتدا باید نقش آن را در سامانه مشخص کنید یعنی سطوح دسترسی که کاربر می تواند از آنها استفاده کند. از منوی مدیریت پرسنل گزینه نقش ها را انتخاب نمایید. در این قسمت می توانید لیستی از نقش هایی که تا کنون در سرا تعریف نموده اید را مشاهده نمایید و یا اینکه نقش جدیدی را در سرا تعریف کنید.

با کلیک بر روی + (جدید) وارد بخشی به نام مدیریت نقش ها می شوید. در این بخش نام نقش مورد نظر را وارد نموده و بر روی کلید ثبت کلیک نمایید.

پس از ثبت و بازگشت به منوی لیست نقش ها، نقشی که اضافه کرده اید را مشاهده می کنید.

برای اینکه به نقش تعریف شده دسترسی هایی برای استفاده از نرم افزار بدهید بر روی گزینه (دسترسی های نقش) کلیک کنید. در پنجره دسترسی های نقش، لیستی از تمامی قسمت های نرم افزار را مشاهده می کنید که با انتخاب هر یک از این منو ها و زیر شاخه های آن می توانید دسترسی این قسمت را به نقش تعریف شده اختصاص دهید.

به عنوان مثال : نام نقشی که وارد کردید امور مالی بوده و سطح دسترسی برای این نقش تمامی امکانات منوی امور مالی، اداری و سایر امکانات می باشد. پس از انتخاب سطوح دسترسی برای نقش مورد نظر و ثبت آن باید کاربری در سامانه تعریف گردد تا بتواند از نقش تعریف شده استفاده کند.

5.2 مدیرت پرسنل

برای تعریف یک پرسنل(کاربر) که مسئول امور مالی می باشد و باید فقط به سطوح امور مالی دسترسی داشته باشد مراحل زیر را برای به ترتیب انجام دهید:

1) در منوی لیست پرسنل بر روی دکمه جدید کلیک نمایید.
2) مشخصات شخصی پرسنل مورد نظر را وارد نموده و بر روی دکمه ثبت و ادامه کلیک نمایید.
3) نام کاربری و رمز عبور پرسنل جدید را وارد نمایید و بر روی دکمه ثبت کلیک نمایید. پرسنل مورد نظر به لیست پرسنل اضافه می شود.
4) از لیست پرسنل بر روی دکمه “نقش ها” کلیک نمایید.
5) نقش مورد نظر و شعبه مربوطه را انتخاب نموده و بر روی دکمه افزودن کلیک نمایید. در صورتی که قصد دارید دو یا چند نقش مختلف را به پرسنل اختصاص دهید، باید این کار را برای هر کدام از نقش ها یک بار تکرار نمایید.

پس از ثبت پرسنل مورد نظر، باید نقش های وی را در شعبه مورد نظر را مشخص نمایید. در پنجره نقش های کاربر از منوی کرکره ای نقش، نقش مورد نظر و از منوی کرکره ای شعبه، شعبه ای می خواهید این کاربر با نقش انتخاب شده در آن فعالیت داشته باشد را مشخص می کنید و در آخر بر روی کلید افزودن کلیک می کنید تا تغییرات اعمال گردد.

نکته : توجه داشته باشید پرسنلی (کاربر) که تعریف می گردد فقط به امکانات و اطلاعات شعبه ای که در آن تعریف می گردد، دسترسی خواهد داشت. البته هر کاربر می تواند در چند شعبه نقش داشته باشد یعنی اینکه می تواند در یک شعبه مسئول امور مالی بوده و در شعبه دیگر مسئول ثبت نام باشد.

6 پشتیبان گیری

برای ایجاد پشتیبان از اطلاعات و تنظیمات موجود در سرا به قسمت پشتیبان گیری از بخش سایر امکانات مراجعه می نماییم. برای ایجاد یک پشتیبان از اطلاعات روی گزینه کلیک می نماییم. برای بازیابی هر یک از پشتیبان های موجود در سرا روی گزینه در کنار هر یک از پشتیبان های موجود کلیک می نماییم. جهت زخیره سازی هر یک از پشتیبان های موجود در سرا در جای دیگر می توانیم روی گزینه دریافت فایل در کنار هر یک از پشتیبان های موجود کلیک نماییم و فایل مورد نظر را در مسیر دلخواه خود ذخیره نماییم.

برای بارگزاری یک پشتیبان که در گذشته ذخیره نموده ایم و قصد داریم به پشتیبان های موجود در سرا اضافه نماییم، در قسمت پایین لیست پشتبیان ها فایل مورد نظر خود را انتخاب و روی گزینه بارگزاری کلیک می نماییم.

7 ثبت نام

ثبت نام زبان آموز در سه مرحله ی، ثبت مشخصات اولیه، ثبت نام در سطح و امور مالی انجام می شود که در ادامه هر قسمت به طور کامل بررسی خواهد شد.

7.1 گام اول: ثبت مشخصات

در این بخش اطلاعات شخصی هر داوطلب ثبت می شود.

در صورتی که زبان آموز مورد نظر قبلا در بخش پیش ثبت نام ثبت گردیده و یا قبلا ثبت نام نموده است و اکنون قصد دارد در سطح جدید ثبت نام نماید، نیازی به ثبت مشخصات نمی باشد و مستقیما به گام دوم می رویم.

دسترسی به فرم ثبت نام همان طور که در تصویر مشاهده می نمایید از طریق منو امکان پذیر است. با کلیک بر روی دکمه “ثبت نام” از منو به فرم ثبت نام راهنمایی می شوید.

در مرحله اول ثبت نام، مشخصات اوليه شخص، شامل نام، نام خانوادگي، نام پدر، كد ملي، اطلاعات تماس با اوليا، نحوه آشنايي و … در سامانه ثبت مي شود. در اين مرحله تعداد فيلدهاي اطلاعاتي زيادي وجود دارند که برخی از آنها را می توان از قسمت تنظیمات نرم افزار اجباری یا غیر اجباری نمود. فیلد های اجباری با * علامت گذاري شده اند. فرم مرحله اول ثبت نام را در تصوير زير مي بينيد.

پس از تكميل اطلاعات، دکمه “ثبت و ادامه” را کلیک نمایید تا به مرحله بعد هدایت شوید.

7.2 گام دوم: ثبت نام در سطح

بعد از ثبت مشخصات اولیه، سطح و کلاسی که داوطلب قصد ثبت نام در آنها را دارد انتخاب می شود. در صورتی که گام اول را انجام داده باشیم در این گام نیازی به انتخاب داوطلب نمی باشد. در صورتی که گام اول را انجام نداده باشیم، باید داوطلب را با روش های موجود جستجو نموده و انتخاب نماییم.

در مرحله دوم ثبت نام سطح مورد نظر را انتخاب خواهيد نمود. همان طور كه در شكل زير مشاهده مي نمایید ليستي از دروس در سمت راست قابل مشاهده هستند و پس از انتخاب هر سطح مي توانيد سطح مورد نظر را به ليست دروس انتخابي در در سمت چپ قرار دارند، اضافه نماييد.

پس از انتخاب سطح های مورد نظر و اعمال تخفيف ها، بر روي دكمه تاييد كليك نماييد.

با انتخاب سطح مورد نظر و کلیک روی گزینه >> سطح مورد نظر به سطوح انتخاب شده اضافه می گردد. در صورتی که قصد دارید که همراه با تخفیف سطح را انتخاب نمایید و یا کلاس مربوط به آنرا نیز در همین مرحله از ثبت نام مشخص نمایید، روی گزینه کلیک نمایید. همانطور که در شکل زیر مشاهده می نمایید با کلیک روی گزینه می توان اقدام به ارائه تخفیف و انتخاب کلاس نمود.

پس از مشخص نمودن سطح مورد نظر زبان آموز و کلیک روی گزینه تایید، بررسی های اولیه ثبت نام شامل بررسی پیشنیازی، تداخل کلاس، تکراری بودن سطح و … انجام می شود و به گام سوم ثبت نام هدایت می شوید.

7.3 گام سوم: ثبت مالی

پس از انتخاب سطح ها و محاسبه شهريه، در قسمت امور مالی نحوه پرداخت شهریه مشخص می شود.

بعد از تایید گام دوم، وارد فرم مالی خواهید شد، دراين گام كه گام سوم از گام های ثبت نام مي باشد، باید نحوه پرداخت شهریه مشخص شود. پرداخت شهريه مي تواند به دو روش وجوه دريافتي و اقساط انجام پذيرد و البته امكان ثبت ضمانت هاي دريافت شده نيز وجود دارد.

وجوه دریافتی

شامل چهار بخش پرداخت نقدی، فیش بانکی، کارتخوان و پرداخت اینترنتی می باشد.

پرداخت نقدی: در صورتی که پرداخت کل یا قسمتی از شهریه در محل موسسه انجام شود باید مبلغ در محل در نظر گرفته شده در فرم پرداخت نقدی ثبت شود. برای مثال مبلغ 250000 ریال به صورت نقدي پرداخت شده است. پس از ورود اطلاعات، دکمه ثبت را همانطوری که در قسمت A نشان داده شده است کلیک می نمایید.

بعد از ثبت در صورت نیاز با کلیک بر روي آیکن “حذف” قسمت B می توانید پرداخت را حذف نمایید،

در صورتی که بنا به دلایلی پرداخت نقدی در همان لحظه انجام نشود، با “انتخاب پرداخت نقدی در آینده انجام می شود” که در قسمت C نشان داده شده است، انتخاب مي نماييد. البته پس از وصول وجه مي توان با كليك بر روي علامت قسمت D اين واقعه را در سرا ثبت نمود.

نکته: با هر تغییری در حساب های مالی، گزارشی که در پایین فرم مالی نمایش داده می شود، تغییر خواهد کرد.

فیش بانکی: ممکن است دریافت نقدی در محل انجام نشود و از زبان آموزان خواسته شود که وجه را در بانک پرداخت نمایند، در این صورت از قسمت پرداخت نقدی، فیش بانکی انتخاب شده و مشخصات فیش را در محل هایی که در نظر گرفته شده است وارد کرده و ثبت می نمایید. در تصویر زير برای نمونه فیش بانکی به مبلغ صد هزار ریال که در حساب ملی واریز شده است را ثبت نمایید. در قسمت “واریز به”، لیستی از حساب هایی را که موسسه در آن بانک ها حساب دارد ملاحظه می فرمایید ، این حساب ها از قبل در بخش اطلاعات پایه سرا ثبت شده اند.

بعد از کلیک بر روی دکمه ثبت، در صورت حذف فیش ثبت شده می توانید آیکن حذف را کلیک نمایید که در تصویر زير نشان داده شده است، مجموع مبلغ فیش های واریزی توسط این زبان آموز را در زیر لیست فیش ها، قابل مشاهده می باشد.

بخش اقساط

شامل دوبخش چک وصولی و اقساط می باشد.

چک وصولی: در صورتی که تمایل به دریافت شهریه به شکل اقساط هستید و می خواهید قسط ها را به صورت چک وصولی دریافت نمایید، می توانید از قسمت چک وصولی استفاده نمایید با انتخاب چک وصولی از قسمت اقساط فرمی که در تصویر زير نمایش داده شده است را مشاهده خواهید کرد.

ابتدا مقادیر لازم مانند شماره سریال چک، نام بانک و… را وارد نمایید.

نکته حایز اهمیت در ثبت چک وصولی مشخص کردن تاریخ سر رسید چک از قسمت “تاریخ سررسید” می باشد، برای مشخص کردن تاریخ سررسید با کلیک آیکن مربوطه که در بالا نشان داده شده است تقویمی را ملاحظه خواهید نمود که می توانید تاریخ سررسید چک را انتخاب نمایید، به صورت پیش فرض تاریخ سررسید چک یک ماه بعد در نظر گرفته شده است. نکته دیگری که باید به آن توجه شود انتخاب شهر محل نقد شدن چک می باشد که با کادر قرمز رنگ در تصویر نمایش داده شده است به طور پیش فرض محل نقد شدن چک در همین شهر در نظر گرفته شده است که قابل تغییر نیز می باشد.

برای نمونه می خواهید یک چک وصولی به مبلغ یک میلیون ریال برای ماه آینده ثبت نمایید. بعد از وارد کردن مقادیر لازم دکمه “ثبت” که در تصوير زير نمایش داده شده است، کلیک نمایید.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت B مشاهده می نمایید، می توانید اطلاعات چک ثبت شده را حذف نمایید.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت C مشاهده می نمایید در صورتی که چک نقد شده باشد وضعیت آن به “وصول شد” تغییر پیدا می کند.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت D مشاهده می نمایید در صورتی که چک برگشت خورده باشد وضعیت آن به “برگشت خورد” تغییر پیدا می کند.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت E مشاهده می نمایید در صورتی که چک به صاحب اصلی آن بازگردانده شده باشد وضعیت آن به “بازگردانده شد” تغییر پیدا می کند.

گزارشی از مجموع مبلغ چک هایی که به نام این زبان آموز در سرا ثبت نموده اید در کادر قرمز رنگ در تصویر مشاهده می نمایید.

قسط: در این بخش می توانید تمام مبلغ شهریه و یا بخشی از آن را به شکل اقساط دریافت نمایید، برای ثبت اقساط در صورت تمایل می توانید ضمانت دریافت نمایید. در صورتی که مبلغ ضمانت کمتر از مبلغ قسط باشد، پیغامی با شرح “مبلغ ضمانت کمتر از مبلغ اقساط می باشد”، را مشاهده خواهید کرد، این پیغام صرفا جهت اطلاع شما بوده است الزامی برای گرفتن ضمانت در قبال اقساط نیست.

برای مثال می خواهید قسطی با مبلغ پانصد هزار ریال و تاریخ پرداخت برای ماه بعد ثبت نمایید. برای ثبت قسط، با وارد کردن مبلغ و تاریخ پرداخت قسط، در محل های در نظر گرفته شده و کلیک دکمه ثبت که در تصویر زير قسمت A نمایش داده شده است، قسط را ثبت نمایید.

در صورتی که پرداخت قسط در موعد مقرر انجام شده باشد، با کلیک آیکنی که در قسمت B مشاهده می نمایید می توانید وضعیت قسط را به “پرداخت شده” تغییر دهید،

در صورتی که بنا به هر دلیلی بخواهید قسط مورد نظر را لغو نمایید با کلیک آیکنی که در قسمت C مشاهده می نمایید می توانید وضعیت آن را به پرداخت نشده (قسمت D) تغییر دهید.

گزارشی از مجموع مبالغ قسط هایی که به نام این زبان آموز در سرا ثبت شده است، در کادر قرمز رنگی که در تصویر مشاهده می نمایید، قابل مشاهده است.

بخش ضمانت

ضمانت می تواند به صورت چک ضمانت یا سفته باشد.

چک ضمانت: زمانی که برای دریافت شهریه به شکل دریافت قسط نیاز به ثبت چک ضمانتی داشتید از این بخش استفاده می نمایید. برای ثبت چک ضمانتی در فرم چک ضمانت مانند قسمت های قبل، مقادیر لازم را در محل های در نظر گرفته شده وارد نمایید و با کلیک دکمه ثبت که در شکل 38 ، نمایش داده شده است چک ضمانتی را ثبت می نمایید،

برای مثال می خواهید، یک چک ضمانتی به مبلغ ده میلیون ریال را ثبت نمایید. مقادیر لازم را وارد کرده و دکمه ثبت که در تصویر زير قسمت A مشاهده می کنید، کلیک نمایید.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت B مشاهده می نمایید، می توانید چک ضمانتی را حذف نمایید.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت C مشاهده می نمایید در صورتی که چک به صاحب اصلی آن بازگردانده شده باشد وضعیت آن به “بازگردانده شد” تغییر پیدا می کند.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت D مشاهده می نمایید در صورتی که چک وصول گردد وضعیت آن به “وصول شد” تغییر پیدا می کند.

سفته: زمانی که برای دریافت شهریه به شکل اقساط نیاز به ثبت سفته داشتید از این بخش استفاده می نمایید. برای ثبت سفته در بخش ضمانت، مانند قسمت های قبل، مقادیر لازم را در محل های در نظر گرفته شده وارد نمایید و با کلیک دکمه “ثبت” که در تصویر زير قسمت A، نمایش داده شده است سفته را ثبت نمایید.

با کلیک بر روی آیکنی که در قسمت B مشاهده می نمایید، می توانید سفته را حذف نمایید.

با کلیک بر بروی آیکنی که در قسمت C مشاهده می نمایید، در صورتی که سفته به صاحب اصلی آن بازگردانده شده باشد وضعیت آن به “بازگردانده شد” تغییر پیدا می کند.

گزارشی از مجموع مبالغ سفته هایی که به نام این زبان آموز در نرم افزار ثبت شده است، در کادر قرمز رنگی که در تصویر نمایش داده شده است، قابل مشاهده است.

در نهایت می توانید خلاصه وضعیت مالی زبان آموز از پرداخت های انجام شده و یا انجام نشده در قسمت پایین فرم مالی زبان آموز را که برای نمونه در تصویر زير نمایش داده شده است، ملاحظه نمایید.

با کلیک دکمه تایید در تصویر، از بخش امور مالی به پرونده زبان آموزی که ثبت نام نموده اید، هدایت می شوید که تمام اطلاعات زبان آموز یا را می توانید در پرونده او ملاحظه نمایید.

دریافت نسخه PDF

کد: 27
گروه: سامانه راهبری آموزش سرا
نویسنده: بابک دارابی