همانطور که می دانید امروزه ما با مجموعه ای از اطلاعات سر و کار داریم. بنابراین برای ما اهمیت دارد که بتوانیم در یک مجموعه داده ها را به درستی ذخیره سازی کنیم. سازمان دهی داده ها در این زمینه بسیار اهمیت دارد و می تواند برای بکار گیری در زمینه های مختلف مورد استفاده واقع کردد.

بسیاری از سازمان ها و مراکز در صورتی که نیازمند به کاری برنامه هایی در این زمینه باشند، نیازمند استفاده از داده ها هستند. استفاده از داده ها در صورتی که ضرورت داشته باشد می تواند خیلی سریع امورات را در داده های سیستم کامپیوتری ذخیره سازی کند. با این حال گزارشات بسیار زیادی در این زمینه وجود دارد که در صورت تصمیم گیری می تواند در کوتاه مدت و بلند مدت به کار گرفته شود.

تعریف مدیریت داده و اطلاعات

همانطور که اشاره شد، امروزه داده ها با زندگی ما عجین شده اند. بنابراین با مدیریت داده و اطلاعاتی که در این زمینه وجود دارد می توانیم موارد متعددی را بررسی کنیم. از جمله می توانیم به طراحی، توسعه، اجرا و نظارت اشاره داشته باشیم. نظارتی که در برنامه ها وجود دارد و سیاست های مربوط به آن، پروژه ها و انواع عملیاتی که می تواند ارزش داده و اطلاعات سازمان ها را مورد حفاظت قرار دهد به ارتقا آن بپردازد.

وجود روش هایی که در زمینه مدیریت داده وجود دارد باعث می شود که به مرور تفاوت های بسیار زیادی را برای ما به وجود بیاورد. به عنوان مثال می توانیم تغییر کاربری کاغذ را به نوار های مغناطیسی و دیسک ها اشاره داشته باشیم. مدیریت داده یک اصل است و امروزه در بسیاری از سازمان ها باید مورد توجه و بررسی قرار گیرد.

چرا داده در سازمان‌ها مهم است؟

 

اطلاعات و داده‌ها برای هر سازمان از با اهمیت‌ترین بخش هایی است که نقش زیادی در روند تصمیم‌گیری و مدیریت منابع دارد. آنها در بین سیستم‌های مختلف، سازمان‌ها و دیگر استقرار کسب و کارها تبادل می‌شوند، که باعث تولید دقیق‌تر و عملکرد بهتر سازمان می‌شود. با روشن‌تر شدن اهمیت داده‌ها و نیازهای لازم برای حفظ آنها، به‌طور کلی، مدیران و صاحبان کسب و کار می‌توانند از داده‌های خود به طور موثر استفاده کنند و به داده‌هایی که ارزش بیشتری دارند به‌صورت بهینه آماده کنند.

با این حال می دانیم که تمامی این اطلاعات به صورت خام ذخیره شده اند. باید سازمان های مختلف بتوانند با دسترسی درست به اطلاعات خود روند کاری خود را طی نماییند. در واقع ایمنی برای دسترسی و نگه داری از اطلاعات در این زمینه بسیار اهمیت دارد. در صورتی که این ویژگی ها در آن دیده نشود، امکان دارد که فعالیت سازمان در آن زمینه قطع گردد.

وجود داده ها می تواند در یک سیستم بسیار با اهمیت و کاربردی باشد. امکان دارد بسیاری از مراکز بعد از خرابی هایی که در این زمینه به وجود آمده است اطلاعاتشان از دست رفته باشد. بررسی چرخه مدیریت و ذخیره سازی در این زمینه و همچنین بازگرداندن اطلاعات از دست رفته یکی از مهم ترین مسائلی است که باید به آن پرداخته شود. البته می دانیم که دارای پیچیدگی های خاصی در این زمینه است.

اهمیت جمع آوری داده در چیست؟

همانطور که اشاره شد متوجه شدیم که داده ها در زندگی امروز ما بسیار اهمیت خواهند داشت. ما می توانیم با کمک داده به شناخت وضعیت موجود بپردازیم. در صورتی که بخواهیم یک مسیر را برای خود طی کنیم می توانیم به جمع آوری داده ها بپردازیم. چرا که به مرور تغییراتی در این زمینه رخ می دهد. بنابراین تحلیل هایی که در آن وجود دارد می تواند به ما برای بررسی بسیار کمک کند. بنابراین برنامه ریزی و هدف گذاری در آن دیده می شود. با کمک داده ها می توانیم علت مشکل ها را بررسی کنیم.

فرآیند هایی که در سازمان کنترل وجود دارد می تواند به مسیر موفقا سازمانی بسیار کمک کند. بنابراین راه ها و روش های آن به درستی طی می شود. برای تحت کنترل بودن باید فرایند های مربوط به آن را به درستی جمع آوری کنیم و مورد تحلیل خود قرار دهیم. با این حال در صورتی که متوجه تغییراتی در این زمینه بودیم می توانیم تظیماتی را در این زمینه برای بهبود عملکرد خود در نظر بگیریم. جمله داده ها باید به صورت دقیق صورت گیرد تا بتوانیم برای حل مسائل از آن ها به درستی استفاده کنیم.

نقش داده در سازمان چیست؟ 

داده‌ها در هر سازمان بستر ارتباطی و نیز دیگر منابعی مانند ماشین‌آلات و تجهیزات الکترونیکی و مشتریان فعالیت می‌کنند. مثال‌هایی از نقش داده در سازمان شامل موارد زیر هستند:

1. تصمیم‌گیری بر اساس داده

داده‌ها معمولاً در فرآیند تصمیم‌گیری، از جمله برنامه‌ریزی منابع، بازاریابی و مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. تصمیم‌گیران می‌توانند براساس داده‌های ارائه شده درباره روند برخی فعالیت‌ها، به مرور ‌زمان بهتر و روش بهینه تر برای مدیریت و پیشرفت اقدام کنند.

2. پیش بینی های با دقت بالا

داده‌های جمع‌آوری‌ شده در سازمانها می‌توانند کمک نمایند تا وضعیت آینده سازمان و تغییرات آتی نیز پیش‌بینی شود. در واقع، داده‌ها می‌تواند به برنامه‌ریزی مناسب کمک کند و سازمان را برای تغییرات بیشتر و بهبود عملکرد آن آماده کند.

3. مدیریت ریسک

در هر سازمان دقت در مدیریت ریسک و حفظ امنیت داده‌ها بسیار مهم است. داده‌هایی که با دقت و در حالتی که توانایی هک نشدن و حملات کامپیوتری را ندارد، خیلی خطرناک نیستند. با این حال، از دست رفتن داده‌ ها یکی از بزرگترین تهدیداتی است که در هر سازمان می‌تواند پیش آید.

 

تبعات از دست رفتن داده ها در چیست؟

این اتفاق احتمالاً عواقب بسیار جدی در پاسخ به مشتریان، پایبندی به قوانین و مقررات و همچنین برنامه‌های بعدی سازمان، از جمله:

 

1. از دست رفتن قابلیت دسترسی به داده‌ها

دست رفتن داده‌ها باعث از دست رفتن قابلیت دسترسی به آنها می‌شود. این موضوع می‌تواند به شکست خدمات مشتریان و دیگر شیوه‌هایی که به داده‌ها برای عملکردهای مختلف نیاز دارند، منجر شود.

2. آسیب به روابط عمومی سازمان

در بسیاری از موارد، از دست رفتن داده‌ها می‌تواند در به صورت قابل مشاهده موضوعات مختلف باعث آسیب به روابط عمومی سازمان شود. این موضوع به ویژه در هنگام پایبندی به قوانین تنظیم مرتبط با حفاظت از دسترسی بنیادین است.

3. تأخیر در دسترسی به داده‌ها

دسترسی به داده‌ها جزء مهم‌ترین جزء‌های هر سازمان است. آگاهی از اینکه فرایند تولید واقعاً متوقف شده است و عمل منتظر کردن برای تقویت قابلیت سیستم می‌تواند باعث ایجاد نوعی بی‌ثباتی در جایی باشد که داده‌ها نیاز دارند.

4. مشکلات راهکاری سیستم

در صورتی که سیستم‌های مورد نظر برای حفاظت از داده‌ها به درستی پیاده سازی نشده باشد، از دست رفتن داده‌ها می‌تواند به کلنجار کردن سیستم و مشکلات که باعث ضعف عملکرد آن می‌شوند، منجر شود.

5. خسارت‌های مالی و قانونی

دست‌رفتن داده‌ها می‌تواند به خسارت‌های مالی و قانونی برای سازمان منجر شود. این شامل تعهدات قراردادی، رای‌گیری با حق رای، رشوه‌ها و تلاش‌های جویای طرح مشکلات برای استخراج داده‌ها و محتوای خصوصی، نزاعات قضایی در برابر مسئولان و به دست آوردن اطلاعات شخصی است که هر کدام مجموعه‌ای از خطرات جدید را در بر می گیرند.

 

عوامل موثر در از دست رفتن داده ها چیست؟

از دست رفتن داده‌ها می‌تواند به دلیل بسیاری از عوامل و دلایل مختلف اتفاق بیافتد. برخی از عوامل موثر در از دست رفتن داده‌ها به شرح زیر هستند:

1. حملات سایبری و قرار گیری در معرض خطر

یکی از عوامل اساسی از دست رفتن داده‌ها، حملات سایبری است. هکرها اغلب به داده‌های موجود در سیستم‌های سازمان دسترسی پیدا می‌کنند تا از آنها به عنوان تهیه‌کننده مالیات بیزینسی برای خود استفاده کنند.

2. خطای انسانی

خطای انسانی نیز یکی دیگر از عوامل اساسی از دست رفتن داده‌ها است. مثلا، تغییرات عوامل و دسترسی غیرمجاز به داده‌ها، با ارسال شکایات، فرصت یا شرایط مناسب در برابر سایر عوامل کلیدی مانند بیس کردن وجود دارد که ممکن است باعث دست رفتن داده‌ها شود.

3. فروپاشی سیستم

 

فروپاشی سیستم‌های سازمانی دیگر می‌تواند منجر به از دست رفتن داده‌ها شود. عیوب سیستم، نقص‌های فنی، یکپارچگی نرم‌افزار، رعایت نکردن تعاریف، نوع مناسب یا عدم استفاده از سیستم‌های پشتیبانی مناسب از جمله دلایل اساسی برای فروپاشی سیستم‌ها هستند.

4. نیاز به ذخیره‌سازی بزرگ، ناکافی

وجود مقدار بزرگی از داده‌ها و نبود ذخیره‌سازی مناسب برای آنها، می‌تواند منجر به از دست رفتن داده‌ها شود.

5. عدم استفاده از روش‌ها و استاندارد های بهره ‌وری

عدم استفاده از استانداردها و روش‌های بهینه برای مدیریت سیستم و داده‌ها نیز می‌تواند عاملی برای دست رفتن داده‌ها باشد. استفاده از روش‌های پشتیبانی، مانیتورینگ مداوم و پشتیبانی از روند‌های پشتیبانی و به‌روز‌سازی، می‌تواند به نحوی به مدیران کمک کند تا داده‌های خود را از دست داده نکنند.

 

مشکلات سخت افزاری برای از دست رفتن داده ها به چه صورت است؟

مشکلات سخت افزاری می‌تواند به دلایل مختلفی، از جمله خرابی و یا خراب شدن سخت‌افزار، نفوذ آب با مواد شیمیایی، آتش سوزی و…، برای داده‌ها به شکل بسیار جدی و خطرناک معرفی شود. برخی از این مشکلات عبارتند از:

1. نفوذ آب

نفوذ آب می‌تواند سبب از دست رفتن داده‌ها شود. این موضوع به خصوص در برابر دستگاه‌هایی که دیسک سختی دارند، رخ می‌دهد.

2. آتش‌سوزی

آتش‌سوزی می‌تواند به علت از حالت عمل ناخواسته یا خرابی سخت‌افزار، خطری جدی برای داده‌های شما به شمار آید.

3. هارد-درایو و چندرسانه‌ای

سرقت، تصادفات، ضربه و نوسانات، رانندگی پرتوان و… سبب خرابی هارد-درایو و چندرسانه‌ای می‌شوند که به صورت برگشت‌ناپذیر، می‌توانند به از دست رفتن داده‌ها منجر شوند.

4. خرابی سیستم

تنظیمات غلط، مشکلات در نرم‌افزار، آشفته شدن اطلاعات موجود در فایل‌ها، شیب‌های آتش‌سوزی، شکست سخت‌افزار و…، به نوبه خود باعث خرابی سیستم می‌شوند.

5. فایل دستکاری شده و یا فایل‌های ویروسی

ویروس‌ها که در داده‌های شما قرار گرفته‌اند، می‌تواند از داده‌های شما استفاده کند و سبب خرابی فایل شود.

 

تمهیدات لازم جهت حفاظت از داده ها و استاندارد های لازم در این مقوله چیست؟

برای حفاظت از داده‌ها و رعایت استانداردهای لازم، باید تمهیدات لازم را انجام داد. برخی از تمهیدات لازم به شرح زیر هستند:

 

1. پشتیبانی منظم و به‌روزسانی داده‌ها

استفاده از روش‌های پشتیبانی مناسب و به‌روزسانی داده‌ها به کمک روش‌های روز دنیا، مانیتورینگ مداوم و پشتیبانی از روند‌های به‌روز‌سازی و پشتیبانی نرم‌افزارها، می‌تواند به نحوی به مدیران کمک کند تا داده‌های خود را از دست ندهند.

2. استفاده از سیستم ‌های پشتیبانی قدرت ‌مند

استفاده از سیستم‌ های پشتیبانی از قبیل نرم ‌افزارهای پشتیبانی، نرم ‌افزارهای تحلیل مالی، هارد-درایوهای با ظرفیت بالا و دستگاه‌های تصویری برا‌‌ی کمک به مدیریت داده‌ها برای حفاظت از آنها از اهمیت بالایی برخوردار است.

3. محافظت از شبکه سیستم و فایل

استفاده از روش‌های امنیتی ایمیل، یادداشت، فایل‌ها و داده‌های مرتبط با کار، استفاده از رمزنگاری و روش‌های دیگر برای محافظت از سیستم‌ های شبکه و فایل می‌تواند از از دست رفتن داده ‌ها جلوگیری کند.

4. رعایت استانداردهای مرتبط با حفظ داده‌ها

رعایت استاندارد های مرتبط با حفظ داده‌ ها، مانند استفاده از روش های پشتیبانی، مانیتورینگ مداوم و پشتیبانی از روند‌ های به ‌روز‌سازی و مطابقت با استاندارد های امنیت، به نحوی می‌تواند به مدیران کمک کند تا داده ‌های خود را از دست ندهند.

5. آموزش دهی به پرسنل

آموزش پرسنل مرتبط با استفاده از روش‌های آگاهی ‌بخشی، به‌روزرسانی مداوم و ارائه توضیحات کامل و دقیق در مورد استاندارد های حفظ داده‌ ها، می‌تواند به کاهش خطر از دست دادن داده‌ها کمک کند.

 

بررسی مجموعه از تمهیدات در زمینه حفاظت از داده

برای حفاظت از داده بهتر است که تمهیداتی را در این زمینه مورد بررسی قرار داد. همانطور که می دانید تمهیدات لازم در این زمینه در صنعت انفورماتیک به صورت استانداردی مشخص می شوند. با رعایت کردن بحران هایی که از بابت داده ها از دست رفته است، می توان به جبران آن پرداخت. بنابراین Disaster یکی از راهکار هایی است که برای خروج از بحران Disaster Recovery Plan می باشد. مجموعه ایت تمهیدات به صورتی است که باید طراحی شود و مورد انتخاب قرار گیرد.

استاندارد هایی که در آن وجود داشته است از دست نخواهد رفت. بررسی چرخه ای که در این زمینه وجود دارد می تواند به ما کمک کند که بتوانیم بهتر آن ها را رعایت کنیم. چرخه date protection از سخت افزار و نرم افزار و سیاست گذاری در این زمینه ایجاد شده است. سخت افزار ها نمی توانند بدون نرم افزار بروز پیدا کنند. بنابراین تمامی این موارد به یک دیگر پیوند خواهد داشت. فرآیندی که در این زمینه وجود دارد می تواند برای سازمان ها و حساسیت های خاص آن مرکز داده مورد استفاده قرار گیرند.

مجموعه ای که در این زمینه وجود دارد بر پایه تحلیلات درستی عنوان خواهد شد. بنابراین تلفیق این تجربه و تخصص برای رسیدن به یک تحلیل کارآمد از وضعیت موجود می تواند اهمیت داشته باشد. در صورتی که ارزیابی نادرست باشد و یا اطلاعات ناکافی عنوان شود، نمی تواند مناسب باشد. بنابراین در آینده درگیر بحران هایی خواهد شد.

از جمله مهم ترین تمهیداتی که در این فرایند باید مورد توجه قرار گرفت، تعیین و تعریف افق مدیریت می باشد. سرویس دهی در مرکز داده بسیار اهمیت خواهد داشت. بسیاری از مدیران با سرویس دهی بی وقفه موافق خواهند بود. اماسرویس دهی مستمر نیازمند هزینه های بسیاری است که در این زمینه باید مورد توجه قرار گیرد. در صورت طولانی بودن سرویس دهی مرکز داده می تواند دچار وقفه شود و هزینه ها بسیار افزایش پیدا کند.

بررسی افق مدیریت و میزان سرویس دهی

همانطور که اشاره شد، نیازمند بررسی میزان هزینه ها سرویس دهی آن خواهیم بود. باید بازده مشخصی برای پلان مورد توجه قرار گیرد. بودجه ای که در این زمینه مورد بررسی قرار می گیرد می تواند بسیار حائز اهمیت باشد. زیر ساخت و بستر مخابراتی که برای این مجموعه مورد توجه قرار می گیرد بسیار اهمیت خواهد داشت.

وجود زیر ساخت های نامناسب در این زمینه می تواند باعث بروز مشکلات و اختلالات بسیار زیادی در این زمینه گردد. بنابراین باید برای زیر ساخت مخابراتی دقت لازم را به کار گرفت. موقعیت جغرافیایی در مجموعه هم می تواند باعث گردد که زیر ساخت پایداری برای آن وجود نداشته باشد. بنابراین می توان از دو بستر مخابراتی در دو مرکز استفاده کرد.

 

کلام پایانی

در کل، به حفاظت از داده‌های شخصی و حساس بسیار اهمیت دارد. برای این منظور، انواع تهدیداتی را که ممکن است داده‌ ها را تحت تأثیر خود قرار دهند شناخته‌ایم. علاوه بر این، استانداردهای مربوط به حفاظت از داده‌ها و تمهیدات لازم برای محافظت از آنها را بررسی کرده‌ایم. با انجام تمهیدات لازم، مانند پشتیبانی منظم و به‌روزسانی داده‌ها، استفاده از سیستم‌های پشتیبانی قدرت‌مند، محافظت از شبکه سیستم و فایل، رعایت استانداردهای مرتبط با حفظ داده‌ها و آموزش دادن به پرسنل توسط مدیران و مسئولان می‌توان از دست رفتن داده ‌ها جلوگیری کرد.